Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es la sociedad que opera la marca HARUK y el sitio haruk.co:

• Razón social: HARUK SAS
• NIT: 901732427-0
• Domicilio: CALLE 12B 10-50, Manizales, Colombia
• Correo para consultas, reclamos y solicitudes: info@haruk.co

HARUK actúa como responsable de los datos que usted nos entrega al visitar el sitio, al escribirnos por correo o al conversar con nosotros por WhatsApp. Cuando leemos datos de los sistemas de una empresa cliente, esa empresa es la responsable y HARUK actúa como encargado del tratamiento, solo para prestarle el servicio contratado y según sus instrucciones.

2. Qué datos tratamos y por qué canal llegan

Sitio web haruk.co

El sitio no tiene formularios, cuentas de usuario, cookies de analítica ni publicidad. Sirve sus tipografías e imágenes desde el propio dominio. Como cualquier servidor web, puede registrar de forma técnica la dirección IP, la fecha y la hora, la página solicitada y el tipo de navegador. Usamos esos registros para mantener el sitio disponible y seguro.

Si usted nos escribe a info@haruk.co, tratamos su nombre, su dirección de correo y el contenido del mensaje para responderle.

Mensajería por WhatsApp Business

Cuando usted escribe al número de WhatsApp Business de HARUK, recibimos a través de la plataforma WhatsApp Business (API en la nube de WhatsApp, operada por Meta Platforms):

• su número de teléfono;
• el nombre de su perfil de WhatsApp;
• el contenido de sus mensajes de texto;
• los archivos que envíe, como imágenes, audios, videos y documentos;
• datos del mensaje, como fecha, hora, identificadores y estado de entrega.

Le pedimos que no envíe por este canal datos sensibles, como información de salud, origen étnico, orientación sexual o datos biométricos, ni datos de niños, niñas y adolescentes. No los necesitamos para atenderle.

Sistemas y documentos que un cliente autoriza

Para prestar el servicio, HARUK lee, solo en modo lectura, los sistemas y documentos que la empresa cliente autoriza por escrito, como ERP, CRM, bases de datos y archivos. Esos datos pueden incluir datos personales de empleados, clientes y proveedores de la empresa. HARUK no escribe en esos sistemas.

3. Para qué usamos los datos

• Responder sus consultas y coordinar la sesión de 45 minutos que usted solicite.
• Mantener el historial de la conversación para responderle con el contexto correcto.
• Prestar el servicio que una empresa cliente contrata, dentro del alcance que ella autoriza.
• Proteger la seguridad del sitio y del canal, y prevenir abusos.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros. No mezclamos los datos de un cliente con los de otro.

4. Fundamento legal y autorización

Tratamos los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) y a las demás normas colombianas de protección de datos personales.

La base del tratamiento es su autorización previa, expresa e informada. Usted la otorga cuando nos escribe por correo o por WhatsApp después de conocer esta política, ya que ese acto es una conducta inequívoca de autorización para los fines descritos. Los datos de terceros que llegan desde los sistemas de un cliente se tratan con la autorización que ese cliente, como responsable, haya obtenido de sus titulares.

Usted puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

5. Sus derechos como titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que tratamos sobre usted, de forma gratuita.
• Actualizar sus datos cuando hayan cambiado.
• Rectificar los datos que sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Suprimir sus datos cuando no se respeten los principios y las garantías legales, o cuando ya no sean necesarios.
• Revocar la autorización que nos dio.
• Solicitar prueba de la autorización y ser informado sobre el uso que damos a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

6. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a info@haruk.co e indique su nombre, un documento o medio con el que podamos verificar que usted es el titular, el número de teléfono o el correo con el que nos contactó, lo que solicita y una dirección para enviarle la respuesta. Si quiere que eliminemos sus datos, siga los pasos de la página Eliminación de datos.

• Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, se lo avisamos antes de que venza ese plazo y respondemos en máximo 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos de corrección, actualización o supresión: los respondemos en máximo 15 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, se lo avisamos con el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles adicionales.

Solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite con nosotros.

7. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales únicamente con proveedores que nos prestan servicios necesarios para operar, que los tratan por cuenta nuestra y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Meta Platforms, Inc., como operador de la plataforma WhatsApp Business, que transporta y procesa los mensajes. Meta trata sus datos también bajo sus propios términos y políticas.
• Proveedores de alojamiento y almacenamiento en la nube donde corre la infraestructura de HARUK.
• Proveedores de servicios de inteligencia artificial y de infraestructura que procesan datos por cuenta de HARUK para prestar el servicio.

También podemos entregar datos a una autoridad cuando una norma o una orden válida lo exija.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de los proveedores anteriores, entre ellos Meta Platforms, pueden tratar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. La infraestructura de HARUK se aloja en Estados Unidos. Cuando los datos salen del país, lo hacemos con su autorización o mediante contratos de transmisión que exigen al proveedor un nivel de protección acorde con la ley colombiana.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para las finalidades de esta política y para cumplir obligaciones legales o contractuales.

• Mensajes de WhatsApp y de correo: 180 dias desde el último contacto, salvo que usted pida antes su supresión.
• Registros técnicos del sitio: el tiempo mínimo necesario para la seguridad y el diagnóstico.
• Datos leídos de los sistemas de un cliente: el plazo y la forma de borrado que se acuerden por escrito con ese cliente antes del acceso.
• Copias de respaldo: se eliminan al vencer su ciclo de rotación, que es de 12 meses.

10. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, el acceso no autorizado y el uso indebido de los datos: acceso restringido por rol, cifrado en tránsito, acceso de solo lectura a los sistemas de los clientes y separación de los datos de cada cliente. Ningún sistema es completamente seguro. Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo gestionaremos y lo informaremos según la ley.

11. Menores de edad

El sitio y el servicio de HARUK están dirigidos a empresas y a personas adultas. No recopilamos de manera intencional datos de niños, niñas ni adolescentes. Si cree que nos enviaron datos de un menor, escríbanos a info@haruk.co y los eliminaremos.

12. Cambios en esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia y, cuando la ley lo exija, le pediremos de nuevo su autorización.

13. Contacto

Para cualquier duda sobre esta política o sobre sus datos, escriba a info@haruk.co. También puede leer los Términos del servicio.